서울경제진흥원 "AI로 업무 혁신해 年 5만3천 시간·10억원 아꼈다"

서울경제진흥원(대표 김현우, SBA)은 인공지능(AI)을 활용한 전방위 업무혁신으로 연간 약 5만3천시간(약 25명 인력 규모) 절감, 10억원 규모의 비용 절감이라는 가시적 성과를 냈다.

SBA는 AI 기술을 활용한 다양한 업무혁신을 통해 업무 효율성과 생산성을 확대하고 있다고 18일 밝혔다. 이 기관은 ▲AI기술을 적용한 생성형 업무비서 ‘스바봇 위키’ ▲직원들의 AI 기반 업무 혁신 실행력을 높이는 ‘AI 탐험대’와 ‘AI 실험실’ ▲공공기관 최초 ‘AI CEO 아바타’를 활용한 기관 뉴스홍보 서비스까지 SBA는 AI를 활용한 디지털 정책실현에 앞장서기 위해 업무혁신을 적극 실천하고 있다.

SBA는 2022년 7월부터 도입된 AI로봇동료(일명 스바봇)에 이어, 올해 7월 중순부터는 AI 생성형 업무비서 ‘스바봇 위키’를 도입해 또 한번 디지털 혁신을 이뤄냈다.

상암 DMC 서울경제진흥원(SBA)

SBA는 스바봇을 약 40여개 부서에 도입하고, 현재까지 ▲급량비 등 단순 전표처리 ▲기업분석 자동 메일링서비스 ▲회계지출 ERP승인 및 문서 자동배부 처리 ▲시내출장비 정산 자동화 ▲유연근무 알림서비스 등 10여가지가 넘는 단순반복업무처리를 손쉽게 처리했다.

한편 이번 7월 중순, 기존 스바봇의 역할이 추가·확장돼 출시된 스바봇 위키는 기관 업무매뉴얼(위키)의 번거로운 정보 탐색 과정을 획기적으로 개선했다. 과거에는 키워드 입력이나 메뉴 탐색을 통해 직접 관련 문서를 찾고 필요한 내용을 선별해야 했지만, 이제는 “○○ 업무는 어떻게 해야 하나요?”처럼 자연어로 질문하기만 하면 된다.

그러면 AI가 질문의 의도를 정확히 파악해 관련 정보를 자동으로 찾아주고, 핵심만 요약한 답변을 실시간으로 제공할 뿐 아니라 대화 맥락을 기억해 이어지는 추가 질문에도 자연스럽게 대응할 수 있다.

AI 업무비서'스바봇 위키'도입을 통한 업무 효율 도식화

스바봇 위키는 업무매뉴얼을 비롯해 내부 규정, 관계 법령 등 SBA 실무에서 자주 활용되는 여러 데이터까지 대규모로 학습해 직원들의 정보접근성과 실무 활용도를 높일 것으로 기대된다.

스바봇과 스바봇 위키는 조직 전체의 업무 시간을 혁신적으로 절감하고 있다. 실제로 스바봇은 연간 약 4만8천시간을, ‘스바봇 위키’는 연간 4천680시간을 절감하는 효과가 있다. 이 수치를 인력 기준으로 환산하면 약 25명 규모에 이르며, 이에 따른 연간 비용 절감 효과는 약 10억원에 달하는 것으로 분석된다.

일례로 SBA에서 한 해에 발생하는 단순반복 전표처리 건수는 약 5만건으로, 직원들이 직접 각 전표처리를 할 때마다 건당 약 14분정도 소요된다. 스바봇이 도입된 후 부서별로 지정된 담당자 1인이 최종 승인하는 구조로 변경됨에 따라, 건당 소요시간이 2분으로 대폭 축소됐고 임직원의 대다수가 해당 업무로부터 자유로워지게 됐다.

또 스바봇 위키의 경우, 그 전에는 매뉴얼이나 규정에서 원하는 정보를 찾는 데 평균 3분이 걸렸다. 이제는 자연어로 질문하면 5초 이내에 핵심 내용을 요약해 제공받을 수 있어, 단일 질의 기준으로도 36배 이상 업무 속도가 향상됐다.

AI 아바타로 변신한 김현우 SBA 대표

올해 5월부터는 김현우 대표의 ‘AI 아바타’를 활용한 뉴스 홍보 서비스를 도입해 기관의 다양한 소식과 핵심사업을 시민 친화적으로 적극 홍보하고 있다.

AI 아바타는 여러 AI 서비스 기술들을 유기적으로 통합·제작해 복합적으로 만든 가상의 인물이다. 사람의 정교한 표정, 목소리, 제스처 등 모션을 캡쳐하고 대상의 특징을 학습시켜 그 사람의 모습을 그대로 구현, 실제 사람이 말하는 것과 같은 특징이 있다.

SBA는 AI CEO 아바타를 활용해 자체 유튜브 채널 ‘스바TV’와 연계, 매월 20여 편의 숏츠를 제작해 ▲공모사업과 기업 모집 중심의 지원사업 ▲DDP 쇼룸과 서울콘 등 SBA 행사 및 전시를 소개 ▲경제, 창업, 투자, 글로벌 이슈에 대한 인사이트 등 기관의 다양한 지원사업과 핵심사업 등을 홍보하고 있다.

이번 서비스는 단순한 콘텐츠 실험을 넘어, 기관이 직접 미래 기술을 선도적으로 수용하고 디지털 전환의 최전선에서 인공지능 기술을 활용한 ‘새로운 홍보 패러다임’을 제시했다는 점에서 그 의의가 있다.

또 SBA는 내부 임직원의 AI 업무역량 및 실행력 강화를 위한 자발적인 커뮤니티 조직 ‘AI 탐험대’를 출범했으며, 다양한 AI프로그램을 활용하여 업무를 추진해 볼 수 있는 ‘AI실험실’도 운영하고 있다.

직원이 AI를 활용해 직접 조직의 일하는 방식을 변화시키고 조직문화를 조성하고자 하는 목적으로 출범한 ‘AI 탐험대’와 ‘AI 실험실’은 다양한 활동을 통해 직원들의 AI 기반 업무 혁신 실행력을 높이고 있다.

AI 탐험대는 커뮤니티의 주기적인 모임을 통해 ▲AI 서비스 이용·체험 ▲AI 최신트렌드 및 콘텐츠 공유 ▲AI 활용 교육과정 운영 ▲직원대상 업무 개선 및 아이디어 제안 등의 다양한 활동을 하며 참여직원의 큰 호응을 이끌고 있다.

특히 AI 탐험대의 사전 피드백을 토대로 스바봇 위키는 매뉴얼, 규정집, 관계 법령 탐색 기능 외에도 간단한 번역, 용어 설명, 업무 상담과 같은 서비스도 제공하게 됐다.

AI 실험실은 ▲AI 맛보기(챗지피티, 클로드, 브이캣 등 10여가지 AI 프로그램 이용) ▲AI 자료실(최신 AI 트렌드 및 사례, 업무생산성 툴 소개 등) ▲AI 스터디룸(현업에 적용할 수 있는 Chat-GPT 활용 기술 강의) 등으로 구성돼 직원이 자유롭게 이용하며 AI 업무 실행력을 향상하는 공간이다.

서울경제진흥원(SBA)

SBA는 기관 내부 혁신을 넘어, 서울시민 및 중소기업을 위한 다양한 지원사업 및 AI 및 디지털 전환 지원도 활발히 추진 중이다.

협업 생산성 플랫폼 ‘플로우’ 무상 지원 사업을 통해 중소기업의 업무 협업 효율화를 촉진하고 있으며, AI 및 디지털 기술을 도입하고자 하는 서울기업을 위해 카카오 엔터테인먼트와 함께 ‘로켓런처 프로그램’을 운영하며 맞춤형 전환 컨설팅 및 실행 지원을 제공하고 있다.